Termini e Condizioni

1. Introduzione e definizioni

I presenti termini e condizioni di utilizzo ("Termini") regolano l'accesso e l'utilizzo della piattaforma software-as-a-service (SaaS) di whistleblowing denominata "Whistlesblow" ("Piattaforma" o "Servizio"), fornita da True Solutions S.r.l., società con sede legale in Foro Buonaparte 59, 20121 Milano (MI), Italia, Partita IVA 14288140966, iscritta al Registro delle Imprese di Milano (MI) n. 2772480 ("Fornitore", "noi", "nostro"). Whistlesblow è un nome commerciale di True Solutions S.r.l. L'utilizzo della Piattaforma è subordinato all'accettazione integrale e senza riserve dei presenti Termini. Qualora l'utente non accetti i presenti Termini, non potrà accedere né utilizzare la Piattaforma.

1.1 Definizioni

Ai fini dei presenti Termini, si intende per: (a) "Utente" o "Cliente": la persona fisica o giuridica che accede e utilizza la Piattaforma; (b) "Account": l'account utente creato sulla Piattaforma per accedere ai servizi; (c) "Contenuti": tutti i dati, informazioni, documenti, segnalazioni e materiali caricati o inseriti nella Piattaforma dall'Utente; (d) "Segnalazione": la comunicazione di violazioni o illeciti effettuata attraverso la Piattaforma ai sensi del D.Lgs. 24/2023; (e) "Servizio": la piattaforma SaaS di whistleblowing fornita dal Fornitore; (f) "Dati": tutte le informazioni personali e non personali trattate attraverso la Piattaforma.

2. Accettazione dei termini

L'accesso e l'utilizzo della Piattaforma implicano l'accettazione integrale e senza riserve dei presenti Termini e delle condizioni ivi contenute. L'Utente dichiara di aver letto, compreso e accettato i presenti Termini prima di utilizzare la Piattaforma. Qualora l'Utente non accetti i presenti Termini, dovrà immediatamente cessare l'utilizzo della Piattaforma. L'accettazione dei presenti Termini costituisce un accordo vincolante tra l'Utente e il Fornitore. L'Utente garantisce di avere la capacità giuridica necessaria per accettare i presenti Termini e di essere autorizzato a rappresentare l'ente o l'organizzazione per conto della quale accede alla Piattaforma, ove applicabile.

3. Descrizione del servizio

Whistlesblow fornisce una piattaforma software-as-a-service (SaaS) per la gestione di segnalazioni di whistleblowing, conforme al Decreto Legislativo 24 marzo 2023, n. 24 ("D.Lgs. 24/2023"), che recepisce la Direttiva (UE) 2019/1937. La Piattaforma consente agli Utenti di:

• Inviare segnalazioni di violazioni o illeciti in forma anonima o identificata, nel rispetto delle disposizioni del D.Lgs. 24/2023
• Gestire l'intero processo di whistleblowing, dalla ricezione delle segnalazioni alla loro gestione e follow-up
• Garantire la protezione dell'identità del segnalante e la riservatezza delle informazioni, in conformità alle normative applicabili
• Assicurare la conformità normativa con il D.Lgs. 24/2023, il GDPR e altre normative applicabili in materia di protezione dei dati personali
• Configurare e personalizzare la Piattaforma in base alle esigenze specifiche dell'organizzazione
• Accedere a funzionalità di reporting, analisi e gestione delle segnalazioni attraverso un'interfaccia web sicura

4. Registrazione e account

Per utilizzare la Piattaforma, l'Utente deve creare un account fornendo informazioni accurate, complete e aggiornate. L'Utente è responsabile di: (a) mantenere la riservatezza delle proprie credenziali di accesso (username e password); (b) tutte le attività che si verificano sotto il proprio account; (c) notificare immediatamente il Fornitore di qualsiasi uso non autorizzato del proprio account o di qualsiasi altra violazione della sicurezza; (d) garantire che le informazioni fornite durante la registrazione siano veritiere, accurate e complete. Il Fornitore si riserva il diritto di rifiutare la registrazione o di sospendere/terminare l'account di qualsiasi Utente che violi i presenti Termini o che fornisca informazioni false o fuorvianti.

5. Obblighi dell'utente

L'Utente si impegna a utilizzare la Piattaforma in conformità con i presenti Termini, le normative applicabili e le buone pratiche. In particolare, l'Utente si impegna a:

• Fornire informazioni veritiere, accurate, complete e aggiornate durante la registrazione e l'utilizzo della Piattaforma
• Utilizzare la Piattaforma esclusivamente per finalità legittime e conformi al D.Lgs. 24/2023 e alle normative applicabili
• Rispettare la privacy, i diritti e la dignità di tutte le persone coinvolte nel processo di whistleblowing
• Mantenere la riservatezza delle proprie credenziali di accesso e non condividerle con terzi
• Non tentare di accedere ad account, sistemi o aree della Piattaforma non autorizzate
• Non interferire con il funzionamento della Piattaforma o tentare di comprometterne la sicurezza
• Utilizzare la Piattaforma in conformità con tutte le leggi, regolamenti e normative applicabili
• Notificare immediatamente il Fornitore di eventuali violazioni della sicurezza o utilizzi non autorizzati

6. Utilizzi vietati

È espressamente vietato utilizzare la Piattaforma per:

• Inviare segnalazioni false, calunniose, diffamatorie o formulate in mala fede, al solo scopo di danneggiare terzi
• Violare la privacy, i diritti di proprietà intellettuale o altri diritti di terzi
• Diffondere, caricare o trasmettere virus, malware, codici dannosi o altri elementi che possano compromettere la sicurezza della Piattaforma
• Tentare di accedere non autorizzato a sistemi, reti o dati del Fornitore o di altri utenti
• Utilizzare la Piattaforma per scopi commerciali non autorizzati, pubblicità, spam o comunicazioni di marketing non richieste
• Raccogliere o tentare di raccogliere informazioni personali di altri utenti senza il loro consenso
• Utilizzare la Piattaforma in modo tale da violare qualsiasi legge, regolamento o norma applicabile
• Interferire con o interrompere il funzionamento della Piattaforma o dei server e reti connessi

7. Proprietà intellettuale

Tutti i diritti di proprietà intellettuale sulla Piattaforma, inclusi ma non limitati a software, codice sorgente, design, loghi, marchi, contenuti e documentazione, sono di proprietà esclusiva del Fornitore o dei suoi licenzianti. L'Utente riconosce che la Piattaforma è protetta da copyright, marchi registrati e altre leggi sulla proprietà intellettuale. L'Utente non acquisisce alcun diritto di proprietà sulla Piattaforma mediante l'utilizzo del Servizio. L'Utente può utilizzare la Piattaforma esclusivamente per le finalità consentite dai presenti Termini. È vietato copiare, modificare, distribuire, vendere, concedere in licenza o creare opere derivate dalla Piattaforma senza il consenso scritto del Fornitore. I Contenuti caricati dall'Utente sulla Piattaforma rimangono di proprietà dell'Utente. Tuttavia, l'Utente concede al Fornitore una licenza non esclusiva, mondiale, gratuita e trasferibile per utilizzare, riprodurre, modificare, adattare e distribuire i Contenuti esclusivamente per fornire il Servizio. La licenza non si applica ai contenuti relativi alle segnalazioni di whistleblowing, che sono trattati esclusivamente per finalità di gestione della segnalazione, nel rispetto del D.Lgs. 24/2023 e del GDPR.

8. Privacy e protezione dei dati personali

Il trattamento dei dati personali attraverso la Piattaforma è regolato dalla Privacy Policy di Whistlesblow, disponibile all'indirizzo /privacy-policy, e dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). L'Utente riconosce di aver letto e compreso la Privacy Policy e accetta il trattamento dei propri dati personali secondo quanto ivi descritto. Per i dati trattati nell'ambito delle segnalazioni di whistleblowing, la società cliente è Titolare del trattamento ai sensi dell'art. 4(7) GDPR. True Solutions S.r.l. agisce come Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo la nomina disponibile su /nomina-responsabile. Il Cliente può richiedere la sottoscrizione del contratto di nomina a Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. L'elenco aggiornato dei sub-responsabili del trattamento è disponibile su /subresponsabili. Il Fornitore garantisce che l'identità del segnalante, di eventuali persone coinvolte e del contenuto della segnalazione è protetta ai sensi del D.Lgs. 24/2023. L'accesso è consentito esclusivamente ai soggetti autorizzati designati dal Cliente. Il Fornitore non accede mai al contenuto delle segnalazioni, salvo quando strettamente necessario per obblighi di legge o per motivi tecnici legati alla sicurezza del sistema, e comunque solo previa autorizzazione del Cliente. La conservazione delle segnalazioni è disciplinata dalla Procedura di Gestione delle Segnalazioni pubblicata su /procedura e varia in base al piano di abbonamento (da 6 mesi a 5 anni). I log tecnici sono conservati per il periodo strettamente necessario alla sicurezza (max 24 mesi). La Piattaforma fornisce strumenti per consentire al Cliente di adempiere agli obblighi di legge riguardo alla conferma entro 7 giorni e al riscontro entro 3 mesi ai sensi del D.Lgs. 24/2023. L'Utente è responsabile di garantire che il trattamento dei dati personali attraverso la Piattaforma sia conforme alle normative applicabili e che abbia ottenuto tutti i consensi necessari.

9. Limitazione di responsabilità

Il Fornitore fornisce la Piattaforma "così com'è" e "come disponibile", senza garanzie di alcun tipo, esplicite o implicite. Nella misura massima consentita dalla legge applicabile, il Fornitore non sarà responsabile per:

• Danni diretti, indiretti, incidentali, consequenziali o punitivi derivanti dall'utilizzo o dall'impossibilità di utilizzare la Piattaforma
• Perdita di dati, informazioni o Contenuti, anche se il Fornitore è stato avvisato della possibilità di tali danni
• Interruzioni temporanee o permanenti del Servizio dovute a manutenzione, aggiornamenti, guasti tecnici o cause di forza maggiore
• Danni derivanti dall'uso improprio della Piattaforma da parte dell'Utente o da violazioni dei presenti Termini
• Danni derivanti da attacchi informatici, virus, malware o altre minacce alla sicurezza
• Danni derivanti da decisioni o azioni basate su informazioni o Contenuti presenti sulla Piattaforma

La responsabilità totale del Fornitore nei confronti dell'Utente, per qualsiasi motivo e in qualsiasi forma, non supererà l'importo totale pagato dall'Utente al Fornitore nei dodici (12) mesi precedenti all'evento che ha dato origine alla responsabilità. Le limitazioni di responsabilità di cui sopra non si applicano in caso di dolo o colpa grave del Fornitore, né in caso di violazione delle disposizioni imperative di legge.

10. Disponibilità e manutenzione del servizio

Il Fornitore si impegna a garantire la massima disponibilità e affidabilità della Piattaforma, pur riservandosi il diritto di effettuare interruzioni temporanee per manutenzione, aggiornamenti, miglioramenti o per motivi tecnici. Il Fornitore si impegna a: (a) notificare preventivamente gli Utenti, quando possibile, di interruzioni programmate del Servizio; (b) minimizzare la durata delle interruzioni; (c) garantire un livello di disponibilità del Servizio pari almeno al 99,5% su base mensile (escluse le interruzioni per manutenzione programmata). Il Fornitore garantisce misure tecniche e organizzative adeguate come descritto nel documento "Nomina a Responsabile del trattamento" e nella "Procedura gestione incidenti". Questi documenti fanno parte integrante dei presenti Termini. Il Fornitore ha implementato procedure di backup giornaliero e disaster recovery, secondo quanto descritto nella DPIA e nelle misure di sicurezza interne. Il Fornitore non sarà responsabile per interruzioni o malfunzionamenti dovuti a cause di forza maggiore, inclusi ma non limitati a: disastri naturali, guerre, attacchi terroristici, pandemie, scioperi, interruzioni delle comunicazioni o dell'energia elettrica, o altri eventi al di fuori del controllo ragionevole del Fornitore.

11. Modifiche ai termini e al servizio

Il Fornitore si riserva il diritto di modificare i presenti Termini in qualsiasi momento, in particolare per riflettere modifiche nella normativa applicabile, nelle funzionalità del Servizio o per altri motivi legittimi. Le modifiche sostanziali ai Termini saranno comunicate agli Utenti attraverso i canali appropriati (ad esempio, mediante avviso sulla Piattaforma o via email) almeno trenta (30) giorni prima della loro entrata in vigore. L'utilizzo continuato della Piattaforma dopo l'entrata in vigore delle modifiche costituisce accettazione dei Termini modificati. Se l'Utente non accetta le modifiche, dovrà cessare l'utilizzo della Piattaforma e può richiedere la risoluzione del proprio account. Il Fornitore si riserva inoltre il diritto di modificare, sospendere o interrompere qualsiasi aspetto del Servizio, inclusi ma non limitati a funzionalità, contenuti o disponibilità, in qualsiasi momento e senza preavviso.

12. Risoluzione e sospensione

L'Utente può terminare il proprio account in qualsiasi momento contattando il Fornitore o utilizzando le funzionalità di cancellazione account disponibili sulla Piattaforma. Il Fornitore può sospendere o terminare l'accesso dell'Utente alla Piattaforma immediatamente e senza preavviso in caso di: (a) violazione dei presenti Termini; (b) utilizzo fraudolento, illegale o non autorizzato della Piattaforma; (c) richiesta da parte di autorità competenti; (d) chiusura o cessazione dell'attività dell'Utente; (e) per qualsiasi altro motivo legittimo. In caso di risoluzione, l'Utente perderà l'accesso al proprio account e ai Contenuti ivi memorizzati, salvo quanto diversamente previsto dalla legge o da accordi specifici. Il Fornitore si riserva il diritto di conservare i dati per i periodi richiesti dalla legge o per finalità di conformità normativa. Le disposizioni dei presenti Termini che per loro natura dovrebbero sopravvivere alla risoluzione, inclusi ma non limitati a proprietà intellettuale, limitazione di responsabilità, privacy e legge applicabile, continueranno ad applicarsi dopo la risoluzione.

13. Legge applicabile e foro competente

I presenti Termini sono regolati e interpretati in conformità con la legge italiana. Qualsiasi controversia derivante da o in relazione ai presenti Termini, inclusa la loro validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione, sarà sottoposta alla giurisdizione esclusiva dei tribunali italiani. Per i consumatori residenti nell'Unione Europea, si applicano le disposizioni di legge che garantiscono la protezione dei consumatori, incluse le disposizioni sul foro competente previste dal Regolamento (UE) n. 1215/2012. Le parti si impegnano a tentare di risolvere amichevolmente eventuali controversie prima di adire le vie legali.

14. Contatti

Per qualsiasi domanda, richiesta o segnalazione relativa ai presenti Termini e Condizioni o all'utilizzo della Piattaforma, è possibile contattare il Fornitore: